detail projektu

Jsme bývalí spolužáci z gymnázia, které vždy spojoval důvtip a hledání nových řešení. Účast v soutěži tak bereme jako zábavnou výzvu. Přednášky – navazování vztahů s klienty, testování nápadů v praxi.

Městské úřady čelí omezeným kapacitám a vysoké administrativní zátěži, mimojiné kvůli opakujícím se či špatně adresovaným dotazům občanů. Mnoho z nich lze vyřešit poskytnutím veřejně dostupných informací. Náš projekt „Úředník+“ je AI agent integrovaný do webových stránek úřadu (či jiné instituce), který občanům umožňuje podávat dotazy, stížnosti a podněty. Část problémů vyřeší okamžitě, čímž zefektivňuje komunikaci a snižuje administrativní zátěž úředníků. Pokud problém nelze vyřešit hned, systém automaticky vytvoří incident v dedikované aplikaci nebo podnět napojí na stávající systémy úřadu. Součástí projektu je i automatická detekce klíčových slov v e-mailech podatelny, která umožňuje efektivní třídění, automatické odpovědi či přesměrování na relevantní odbory. Úřad tak může lépe využít své kapacity, soustředit se na složitější úkoly a poskytovat kvalitnější služby. Projekt podporuje digitalizaci veřejné správy a modernizaci městských služeb v souladu se strategickými dokumenty města

Projekt se nachází ve fázi ověřování nápadu a vývoje technologického řešení – prototypu. Nápad se snažíme ověřit konzultacemi s cílovou skupinou a odborníky na digitalizaci ve státní a městské správě, včetně členů Výboru pro Smart City a eGovernment. Zkoumáme rozsah problému, přínosy řešení i možné technologické, právní a kulturní překážky spojené s implementací AI nástrojů ve správě.

Projekt je určen primárně pro městské úřady, jejichž cílovou skupinou jsou občané. Zvažujeme také budoucí možnost rozšíření na další instituce, které se potýkají s nedostatkem kapacit a jejichž agenda zahrnuje odpovídání na velké množství dotazů, stížností a podnětů. Mezi ně mohou patřit další úřady, turistická centra nebo městské společnosti, jako jsou například Vodovody a kanalizace.

Ano, myslíme, že zapojení úředníků do vývoje projektu je důležité pro jeho možný úspěch. A to jak v rovině ověření nápadu a pochopení možných obav ze ztráty práce či nepřesnosti podaných informací, tak při navrhování nových procesů a testování nového řešení. Doufáme, že takové propojení by zvýšilo pozitivní přijetí řešení úředníky a tím i šanci na úspěšnou implementaci.

Existující alternativy jsou formuláře, emaily či infolinky, které jsou časově neefektivní. Některé obce testují chatboty v pilotních projektech. Naše řešení je inovativní díky komplexnosti (nejen chatbot, ale “digitální úředník” s možností naprogramovat jej v podstatě na jakoukoliv digitální činnost) a snadné implementaci. Inspirovali jsme se zkušenostmi s úřady a probíhajícím rozvojem AI Agentů.

Největší překážky v realizaci vidíme v problematických konzultacích s úřady a zvolenými zástupci a v odmítavosti úředníků přijmout inovativní řešení založené na umělé inteligenci, zejména z důvodu nedůvěry a obav ze ztráty pracovních míst. Dále bude nezbytné otestovat a vylepšit technologickou kompatibilitu s různými platformami a zajistit správnost poskytovaných informací.

Tým se skládá z přátel z gymnázia se znalostmi v IT, ekonomii, podnikání, udržitelnosti a dopravním inženýrství. Každý z nás má zkušenosti s podnikáním či rozvojem nápadů, někteří i s účastí v inkubátorech. Silné stránky zahrnují kreativitu, projekt. management, komunikaci, consulting a digitalizaci. Jsme kreativní, odhodlaní a dobře spolupracujeme. Zkušenosti ze zahraničí nám přinášejí inspiraci.

Téma rozvoje vlastního nápadu a práce na něčem vlastním je nám všem blízké a vnímáme to jako budoucí možnost zaměstnání. Motivuje nás touha rozvíjet se osobně i kariérně, a tento projekt je skvělou příležitostí. Na problém se zaměřujeme díky zájmu o digitalizaci, nové technologie a zlepšení spolupráce s úřady. Každý z nás má nějakou negativní zkušenost s úřady, kterou bychom chtěli změnit.

Náš nápad přesně zapadá do letošního tématu Nakopni Prahu – zefektivnění komunikace s úřady. Již na úvodní akci Nakopni Prahu a během komunikace s mentory jsme získali pozitivní zpětnou vazbu, což potvrzuje, že nápad má smysl. Je v souladu se směrováním Prahy, je proveditelný a má jasný cíl. Jsme přesvědčeni, že jako ambiciózní tým dokážeme projekt dále rozvíjet.

Náš projekt přinese městu významné úspory peněz a zdrojů tím, že umožní zefektivnění práce pracovníků na úřadech. Automatizace některých administrativních procesů, například pomocí chatbotů, zkrátí dobu potřebnou k vyřízení požadavků a zároveň sníží zatížení zaměstnanců úřadů. Tímto způsobem se uvolní kapacity pro složitější úkoly, které vyžadují lidskou interakci, což pomůže zlepšit celkovou efektivitu. Dále přispěje k lepší kvalitě služeb pro obyvatele, protože se zrychlí doba reakce na dotazy a požadavky, což povede k větší spokojenosti občanů. Na základě zpětné vazby z workshopu jsme se dozvěděli, že úřady čelí problémům s nedostatkem kapacit, což ztěžuje poskytování kvalitních a včasných služeb. Náš projekt pomůže tento problém adresovat. Tento projekt také podporuje cíle městské strategie zaměřené na digitalizaci a modernizaci veřejných služeb, čímž přispívá k naplňování vize města jako technologicky vyspělé a efektivní entity.

Získání zákazníků bude primárně zaměřeno na politickou reprezentaci a/nebo státní/městskou správu. Začali jsme oslovováním úředníků městských částí prostřednictvím e-mailů, abychom získali jejich názory na současný způsob fungování a lépe pochopili jejich potřeby. Zpětná vazba byla však relativně složitá a ne vždy efektivní, což nás vedlo k rozhodnutí oslovit i vyšší postavené úředníky a zástupce s cílem zjistit, kdo skutečně rozhoduje o investicích do digitalizace na úrovni městských částí. Uvědomujeme si, že e-mailová komunikace není nejefektivnější způsob získání odpovědí, a proto plánujeme v budoucnu zvážit osobní schůzky či telefonický kontakt, K udržení zákazníků se zaměříme na poskytování kvalitní a osobní podpory, pravidelný kontakt a zajištění, že náš produkt bude neustále přizpůsobován jejich potřebám a požadavkům.

Naše řešení je postaveno na produktech Microsoft. Díky této platformě minimalizujeme náklady na vlastní vývoj a infrastrukturu a zároveň využijeme nejrozšířenějšího nástroje a existujícího aplikačního portfolia MÚ. Hlavní náklady zahrnují implementační (implementace řešení) a licenční poplatky za nástroje Microsoft, které se odvíjejí od počtu uživatelů a běhů automatizací, společně s počtem zpracovaných zpráv chatbotem. Odhadujeme počáteční investici v řádu stovek tisíc korun na pokrytí licencí, implementace, konfigurace a testování. Dlouhodobě plánujeme financování formou předplatného od úřadů nebo grantů na inovace ve veřejné správě. Platební model může být buď formou předplatného, nebo jako jednorázová implementační platba, přičemž licenční poplatky Microsoft budou úřady dále hradit samostatně. Předpokládáme, že návratnost investice pro MÚ bude v horizontu 2–3 let, přičemž díky efektivitě a nastavení řešení můžeme škálovat řešení na další města s minimálními dodatečnými náklady.

Pro zajištění prvního roku provozu potřebujeme externí financování ve výši přibližně 0,5–1 milion Kč. Tyto prostředky pokryjí náklady na vývojové licence a prostředí Microsoft, vývoj a testování řešení, konzultace s úřady a marketing. Hlavní výdajové položky zahrnují:  Microsoft licence pro vývoj & další IT náklady – cca 50 000 Kč.  Vývoj a konfigurace řešení – cca 300 000 – 500 000 Kč (integrace, testování, přizpůsobení potřebám úřadů).  Právní a konzultační služby – cca 100 000 – 200 000 Kč (zajištění souladu s legislativou a technologická kompatibilita).  Marketing a akvizice zákazníků – cca 100 000 – 200 000 Kč (prezentace, pilotní implementace). Financování plánujeme zajistit prostřednictvím grantů, inovativních fondů, akcelerátorů a případně prvních pilotních zákazníků.

V následujícím půlroce se zaměříme na technologický vývoj, testování a první implementace. Klíčové kroky zahrnují: 1. Dokončení prototypu (1.–2. měsíc) a. Konfigurace chatbota pro komunikaci s občany b. Implementace nástrojů pro automatizaci úředních procesů 2. Testování a iterace (3.–4. měsíc) a. Pilotní nasazení s vybraným úřadem b. Sběr zpětné vazby od úředníků a optimalizace řešení 3. Právní a technická analýza (současně) a. Ověření souladu s GDPR a další relevantní legislativou b. Testování kompatibility s městskými informačními systémy 5 4. Akvizice zákazníků a financování (5.–6. měsíc) a. Zjištění klíčových decision makerů pro možnost navázat spolupráci s městskými úřady b. Oslovení prvních městských úřadů pro implementaci c. Zajištění financování prostřednictvím grantů a inovativních fondů

Nápad vznikl za účelem účasti v programu Nakopni Prahu, který nám poskytl cennou příležitost pro rozvoj našeho projektu. V rámci akce jsme zatím komunikovali s některými mentory prostřednictvím e-mailu a máme naplánovanou jednu osobní schůzku s mentorem, kde podrobněji probereme náš nápad a získáme zpětnou vazbu. Dále máme naplánovanou schůzku s členem výboru pro Smart City a eGovernment, což nám poskytne cenný pohled na aktuální výzvy v oblasti digitalizace veřejné správy. V průběhu této akce jsme si také vyjasnili náš záměr, máme jasnější představu o postupu a lépe rozumíme tomu, na jaké otázky bychom se měli zaměřit. Snažíme se navázat kontakt s Prague.ai, organizací zaměřenou na podobné iniciativy, a věříme, že by mohl vzniknout prostor pro spolupráci na společných projektech.

Zatím bez odpovědi.